Documentação Necessária e o que Não Pode
Faltar
De acordo com o código civil, a prestação
de contas e previsão orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembléia,
o que na maioria dos condomínios costuma acontecer no inicio do ano (no
Condomínio Villa Bella II a convenção determina o mês de março).
Foi enviada ontem, dia 13 de agosto de
2012 uma carta de comunicação à síndica, subsíndica e todo o conselho fiscal, solicitando
o cumprimento da convenção no que diz respeito à elaboração das atas de
assembléias, bem como uma solicitação de prestação de contas referente ao ano
de 2011 e aprovação do orçamento para o ano de 2012.
Infelizmente não há muito que fazer no
que diz respeito à aprovação de orçamento, já que estamos no mês de agosto e,
qualquer planejamento iniciado agora não teria resultados muito significativos.
Você pode ver uma cópia da carta enviada
através do link abaixo:
Para auxiliar a nossa síndica a elaborar
uma boa assembléia de prestação de contas, seguem abaixo diversas dicas de como
ter sucesso na Aprovação da Prestação de Contas do edifício.
Documentação Necessária
Documentos que você precisa ter em mãos
para fazer e apresentar a prestação de contas. Se for necessário, a
documentação deve ser solicitada à administradora.
§ Certidões
Negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora,
das empresas terceirizadas.
§ AVCB
e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, para
raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
§ Não
se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’água e da última
análise da potabilidade da água.
A pasta
de prestação de contas pode ser composta por:
§ Demonstrativo
de despesas (que deve ser de fácil compreensão e contar com um resumo do número
de contas do balanço).
§ Balanço
contábil (que deve ser abrangente e detalhado. Pode ser dividido em três
contas: Pessoal – que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixos –
água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores, etc; e
Variáveis – limpeza de caixa d’água, recarga de extintores, entre outros).
§ Documentação
comprobatória de despesas e receita (a receita basicamente se divide em duas:
condôminos adimplentes e inadimplentes).
Apresentação
Mais importante do que fazer o balanço é
apresentá-lo de forma clara para os condôminos. Algumas etapas são importantes
para ajudar nesta tarefa:
§ No
início da assembléia é importante que o síndico ou administradora distribua uma
folha com os detalhes que serão discutidos na prestação de contas, como o
comparativo com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior.
§ Compare
a previsão efetuada no ano anterior com os gastos reais e respectivas
distorções com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre os
motivos dos gastos.
§ Use a
divisão por item, como Funcionários, Consumo (água, luz, telefone, internet),
Manutenção, Material de Consumo, Administrativos, Despesas Diversas, isso facilita
o entendimento.
§ É importante
informar que as pastas relativas à prestação de contas ficarão disponíveis na
administração do prédio.
O Que Não Pode Faltar
Existem alguns pontos que são
fundamentais para que a prestação de contas seja completa. Confira o que não
pode ser esquecido:
§ Tenha
sempre em mente que para o balanço ser transparente não pode faltar a receita,
lista de inadimplência e despesas.
§ Atenha-se
somente ao período que está em pauta.
§ Nunca
esqueça das pastas e da documentação original comprobatórias de receitas e despesas.
Inadimplentes
Assuntos delicados também fazem parte da
prestação de contas e não podem esquecidos. Veja qual seria a melhor forma de
tratá-los:
§ Abordar
a inadimplência de forma a mostrar o quanto está custando ao condomínio, sem
entrar em detalhes sobre situações particulares, isso pode gerar confusão.
§ Não
citar o nome dos devedores, somente o número dos apartamentos.
§Abordar
também o percentual, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas
(cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais).
Não Foi Aprovado. O que Fazer?
Pode acontecer de a prestação de contas
não ser aprovada. O que deve ser feito caso os condôminos não aprovem a prestação
de contas?
Caso o balanço não seja aprovado, uma saída
é auditar as contas. Muitos casos costumam ficar sem aprofundamentos, o que
podem gerar problemas com os inadimplentes no futuro.
Outra solução é esclarecer quais itens
ficaram pendentes e determinar um prazo para que as explicações sejam dadas.
Uma nova assembléia deve ser convocada.
O ideal é que quem fez o balanço consiga
dar uma explicação ou, se realmente houver o erro, consertá-lo.
Persistindo a discordância, quem aprova
deve avaliar o teor e o montante envolvido acionando os mecanismos na convenção
do condomínio, tais como: solicitar esclarecimentos via conselho fiscal, via assembléia
e, por último, se for o caso, exigir por meios judiciais uma prestação de
contas.
FONTE: www.sindiconet.com.br
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